Cette traduction facilite votre lecture. Le texte contractuel original en anglais reste la version de référence de votre accord. Les conditions particulières de votre établissement prévalent comme indiqué dans cet accord.
Votre accord précise les conditions de votre établissement
Les conditions Grotels encadrent la collaboration entre SOLID Ventures, qui exploite le réseau, et l’établissement partenaire. L’accord présenté dans votre espace précise l’entité contractante, la référence, le modèle de rémunération, l’assiette, le taux, la devise et les éventuelles conditions particulières. Ces conditions particulières prévalent sur le cadre général en cas de différence.
La personne qui accepte l’accord confirme qu’elle est autorisée à engager l’établissement. La version acceptée, son identité déclarée, sa fonction et la date d’acceptation sont conservées comme preuve. L’e-mail de confirmation identifie la version acceptée et permet de la consulter.
Un réseau pour les demandes de groupes
Grotels est l’espace des établissements qui reçoivent et traitent des demandes d’hébergement de groupes provenant de Grotels et d’Auberges Pour Groupes, deux services de SOLID Ventures. Le service à l’origine de la demande reste responsable de ses échanges avec le client. Les invitations, l’accès partenaire et le dépôt des offres passent par Grotels.
L’inscription et l’accès à l’espace partenaire sont gratuits. Vous restez libre d’accepter ou de refuser chaque demande, sans garantie de volume. Grotels recueille, clarifie et transmet les offres pertinentes, puis facilite les échanges jusqu’à la confirmation et au suivi du dossier.
Une fiche fiable et à jour
Vous fournissez des informations professionnelles exactes et actuelles : identité, coordonnées, localisation, capacité, types de chambres, équipements, services, accessibilité, règles d’accueil, photos et autorisations utiles.
Vous disposez des licences, assurances et autorisations nécessaires à votre activité. Vous signalez rapidement les changements importants, notamment une fermeture, une modification de capacité ou des restrictions d’accueil. Grotels peut demander des précisions ou différer la publication d’informations incomplètes afin que les organisateurs disposent d’une fiche fiable.
Répondre avec une offre complète
Vous choisissez les catégories de groupes, les tailles, les périodes et les configurations que vous souhaitez accueillir. Grotels peut s’appuyer sur ces préférences pour limiter les demandes peu adaptées.
Pour chaque demande à laquelle vous répondez, transmettez une offre claire dans un délai utile. Elle doit préciser au minimum les disponibilités, la répartition des chambres, les prestations incluses, le prix total et sa devise, les taxes ou frais identifiés, la durée de validité, les conditions de paiement et d’annulation.
Vous maintenez l’offre pendant sa durée de validité ou informez immédiatement Grotels de tout changement. Recevoir une demande ne constitue ni une réservation ni une promesse de réservation.
La confirmation et la relation avec le groupe
Lorsqu’une offre est choisie et confirmée, le contrat d’hébergement est conclu entre votre établissement et l’organisateur, ou l’entité qu’il représente. Vous êtes responsable des nuitées et prestations convenues, des informations précontractuelles applicables et de vos conditions d’accueil, de paiement, d’annulation et de remboursement.
Grotels ou le service client de SOLID Ventures à l’origine de la demande peut centraliser les confirmations, documents contractuels, factures et échanges pour accompagner la réservation. Cette assistance ne fait pas de SOLID Ventures le prestataire de l’hébergement ou des services fournis par votre établissement.
La commission et les conditions commerciales
La commission standard est de 10 % sur les réservations confirmées par l’intermédiaire du réseau Grotels. Des taux préférentiels peuvent être réservés aux partenaires privilégiés. Le taux réellement applicable, son assiette, son fait générateur, sa devise et ses modalités de facturation figurent dans votre accord et prévalent sur ce taux standard.
Vous informez Grotels des confirmations, modifications, annulations, non-présentations et remboursements liés à une mise en relation pour permettre un suivi et une facturation exacts. Une correction du montant de la réservation entraîne l’ajustement prévu dans votre accord.
Les factures sont réglées à l’échéance indiquée dans l’accord ou sur la facture. Les intérêts, frais de recouvrement et autres conséquences d’un retard sont ceux prévus par l’accord et les règles impératives applicables.
La présentation des offres
Les principaux critères de sélection ou de classement sont l’adéquation avec la destination, les dates, la capacité, le profil du groupe, les chambres et repas demandés, le budget, les conditions de paiement et d’annulation, la qualité et la précision de l’offre, ainsi que vos disponibilités et votre réactivité.
Les préférences de l’organisateur et la fiabilité constatée peuvent aussi influencer l’ordre. Le statut de partenaire privilégié ou les conditions commerciales convenues peuvent départager des offres de pertinence comparable. La première position ne s’achète pas automatiquement.
Ces facteurs sont appréciés ensemble : aucune pondération fixe ne garantit une position ou un volume. Vous pouvez demander des explications sur votre fiche ou la présentation de vos offres par le canal de réclamation indiqué ci-dessous.
Les données et leur utilisation
Dans votre espace privé ou par e-mail, vous recevez uniquement les informations sur le groupe nécessaires pour évaluer la demande, préparer une offre et réaliser un séjour confirmé. Vous pouvez consulter votre fiche, vos préférences, vos propositions, vos offres et vos documents contractuels. Vous n’avez pas accès aux offres ni aux données internes des autres partenaires.
Grotels accède aux informations sur l’établissement, aux échanges, aux offres, aux statuts et aux données techniques nécessaires à la sécurité, à l’assistance, à la preuve et à l’amélioration du service. À la fin du partenariat, l’accès peut être fermé. Les données nécessaires aux obligations légales, comptables ou contractuelles, ou à la défense de droits, sont conservées selon les critères de la politique de confidentialité.
Chaque partie est responsable des traitements réalisés pour ses propres finalités. Vous utilisez les données reçues uniquement pour la demande ou le séjour concerné, réservez l’accès aux personnes autorisées, protégez les codes et documents et signalez rapidement tout incident.
Les photos, textes et marques
Vous restez propriétaire de vos marques, photos, textes et autres contenus. Vous garantissez pouvoir les fournir et accordez à SOLID Ventures une licence non exclusive, mondiale et gratuite pendant la relation. Cette licence est limitée à l’importation, la mise en forme, la traduction, l’affichage et la promotion de votre établissement et de vos offres sur Grotels, Auberges Pour Groupes et leurs canaux de communication concernés.
SOLID Ventures conserve ses marques, outils, présentations, modèles et bases de données. Aucune partie ne reçoit de droits au-delà de ceux expressément nécessaires à la collaboration.
Les modifications des conditions
Toute modification proposée est communiquée sur un support durable au moins 15 jours avant son entrée en vigueur. Un délai plus long est accordé lorsqu’une adaptation technique ou commerciale importante le justifie raisonnablement.
Pendant ce délai, vous pouvez poser une question, proposer un ajustement ou mettre fin à la relation avant la date d’effet. Le préavis peut ne pas s’appliquer si la loi impose un changement immédiat, si un risque imprévu et imminent de sécurité, de fraude ou de cybersécurité doit être traité, ou si la modification vous est exclusivement favorable sans nouvelle charge.
Une modification générale ne change pas rétroactivement les conditions commerciales d’une réservation déjà confirmée.
La restriction, la suspension et la fin du partenariat
L’accès ou la participation peut être limité ou suspendu, notamment en cas d’informations inexactes, d’offres régulièrement indisponibles, de plainte grave, de risque de sécurité, d’impayé, de manquement aux conditions ou d’obligation légale. Les raisons vous sont communiquées avant la mesure ou au moment où elle intervient, et vous pouvez fournir des explications.
Lorsque la résiliation complète par SOLID Ventures relève des règles européennes sur les services d’intermédiation en ligne, ses motifs sont communiqués au moins 30 jours avant sa prise d’effet. Ce délai peut être écarté en cas d’exigence légale ou réglementaire, de risque de sécurité, de fraude ou de manquements répétés suffisamment graves.
Sauf urgence ou faute grave, chaque partie peut mettre fin au partenariat avec le préavis raisonnable prévu dans l’accord, compte tenu de la durée et de la relation commerciale établie. Les réservations confirmées et les obligations subsistantes de paiement, de confidentialité, de protection des données et de responsabilité continuent jusqu’à leur exécution.
Les réclamations
Vous pouvez contacter l’équipe au sujet d’une mesure technique, du classement, d’une fiche, d’une restriction d’accès, d’une facture, du fonctionnement du service ou de l’application des conditions. Indiquez si possible le nom de l’établissement, la référence du dossier et la solution souhaitée.
Chaque réclamation est enregistrée, confiée à une personne pouvant réexaminer la situation et traitée gratuitement dans un délai raisonnable. Une réponse motivée est apportée. Les parties privilégient ensuite un échange amiable ou, si cela est convenu ou imposé par la loi, une médiation adaptée avant toute procédure judiciaire.
La responsabilité, la confidentialité et le droit applicable
Chaque partie répond de ses propres obligations et protège les informations non publiques reçues dans la collaboration. Vous restez responsable de votre établissement, de votre offre et du séjour. SOLID Ventures reste responsable de son service d’intermédiation et de ses communications.
Les responsabilités qui ne peuvent légalement être exclues ne sont pas limitées. Pour les autres dommages, chaque partie répond des conséquences directes et prévisibles de son manquement. Aucune partie ne répond d’un retard causé par un événement extérieur qu’elle ne pouvait raisonnablement surmonter, à condition d’en informer l’autre partie et d’en limiter les effets.
Les conditions sont régies par le droit belge, sous réserve des règles impératives applicables dans le pays d’établissement du partenaire. À défaut de solution amiable, les tribunaux compétents sont déterminés par l’accord et les règles impératives de compétence.